Organisation und Kultur

Unternehmensorganisation – Weiterentwicklung der Direktionen

Im Rahmen der Umsetzung der «Strategie USZ 2030» leitete das USZ eine umfassende Überprüfung und Weiterentwicklung seiner Organisationsstruktur ein. Ziel dieser Neustrukturierung ist es, die Organisation effizienter und effektiver zu gestalten und damit die strategische Ausrichtung des USZ nachhaltig zu stärken. Im Zentrum steht dabei die Reduktion der Komplexität durch Klärung der Verantwortlichkeiten und Abbau von Doppelspurigkeiten.

Damit wird die Innovations- und Anpassungsfähigkeit des USZ verbessert und ein agiles und zielgerichtetes Reagieren auf die dynamischen Anforderungen des Gesundheitsmarktes und die Bedürfnisse der Patientinnen und Patienten ermöglicht. Die strukturellen Veränderungen zielen darauf ab, das USZ als ein führendes, zukunftsorientiertes und patienten­zentriertes medizinisches Dienst­leistungs­unternehmen zu positionieren, das in der Lage ist, den Heraus­forderungen eines sich ständig wandelnden gesund­heits­wirtschaftlichen Umfelds erfolgreich zu begegnen.

Im Folgenden werden die spezifischen Veränderungen und Verbesserungen in den einzelnen Direktionen, die zur Erreichung dieser umfassenden Ziele beitragen, im Detail beschrieben.

Direktion Immobilien und Betrieb

Das USZ befindet sich in einem umfassenden Erneuerungsprozess, der sowohl die bauliche als auch die digitale Infrastruktur umfasst. Mit dieser Gesamterneuerung werden die Grundlagen für eine zukunftsfähige, effiziente und patientenorientierte Gesundheitsversorgung geschaffen. Im Berichtsjahr stand für die Direktion Immobilien und Betrieb die klare Strukturierung der Verantwortlichkeiten und Kompetenzen entlang der Kernaufgaben «Planen, Bauen, Betreiben» im Vordergrund. Die Führung der Direktion wurde neu in einer Co-Leitung organisiert, wobei die Rollen und Aufgaben der beiden Co-Direktoren klar definiert wurden. Dies führte zu mehr Klarheit und mehr Effizienz. Mit der Neubesetzung der Führungspositionen aus den eigenen Reihen wurde sowohl die Kontinuität als auch ein vertieftes Verständnis für die komplexen Anforderungen des USZ sichergestellt.

Die neu ausgerichtete Direktion versteht sich als ganzheitlicher Dienstleister für das USZ. Sie stellt die Infrastruktur und die Services für das Spital bedarfsgerecht und wirtschaftlich sicher. Die laufende Gesamterneuerung des USZ ist ein Generationenprojekt mit dem Ziel, das Spital für die nächsten Jahrzehnte fit zu machen. Mit nachhaltigen Bau- und Betriebskonzepten wird nicht nur die medizinische Versorgung optimiert, sondern auch ein modernes und attraktives Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden geschaffen.

Ein zentraler Aspekt der Neuausrichtung war die kritische Überprüfung und Priorisierung der Bauinvestitionen für die kommenden Jahre, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Gesamtkosten deutlich zu reduzieren. Durch die Fokussierung auf die wichtigsten Bauprojekte der nächsten vier Jahre wird eine gezielte Reduktion der Investitionen angestrebt, die zur Verbesserung des Betriebsergebnisses des USZ beitragen soll. Ziel ist es, durch die Nutzung von Synergien und die Optimierung von Prozessen die Wirtschaftlichkeit des USZ zu verbessern und gleichzeitig eine hohe Dienstleistungsqualität gegenüber den Patientinnen und Patienten sowie im medizinischen Kerngeschäft sicherzustellen.

Direktion Finanzen

In der Direktion Finanzen des USZ spielt das Controlling eine zentrale und strategische Rolle bei der Steuerung des Unternehmens. Um die Effektivität dieser Funktion zu steigern, wurden im Berichtsjahr wichtige strukturelle Anpassungen vorgenommen. Die bisher dezentral organisierten Controlling-Funktionen der verschiedenen Direktionen wurden in ein zentrales Controlling integriert. Diese Massnahme gewährleistet eine einheitliche und stringente Steuerung und Umsetzung der finanziellen Ziele und Prioritäten des USZ.

Zudem wurde die Einkaufsabteilung aus der Direktion Immobilien und Betrieb herausgelöst und in die Direktion Finanzen überführt. Diese Verschiebung ermöglicht eine bessere Steuerung der Beschaffungs­prozesse und trägt damit direkt zur Optimierung des Einsatzes der finanziellen Ressourcen bei. Durch diese Umstrukturierung positioniert sich die Direktion Finanzen als ein noch wirkungsvolleres Instrument zur Förderung der finanziellen Stabilität und Nachhaltigkeit des USZ.

Direktion Digital & IT

Im Rahmen der strategischen Neuausrichtung des USZ wurde die Direktion ICT im Jahr 2024 grundlegend reorganisiert und als Direktion Digital & IT neu positioniert. Dies stellt einen wichtigen Schritt dar, um die Kräfte für die Digitalisierung zu bündeln und Schnittstellen innerhalb des Spitals zu reduzieren.

Eine weitere wichtige strukturelle Veränderung war die Überführung des Bereichs «Administrative Services» aus der Direktion Finanzen in die Direktion Digital & IT. Diese Integration ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung und Optimierung der IT-Dienstleistungen, die direkt auf die Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet sind. Um den Anforderungen der Anwenderinnen und Anwender noch besser gerecht zu werden, wurde ein User Service Center eingerichtet, in dem alle Dienstleistungen für Endanwender zentral gebündelt sind. Dies verbessert nicht nur die Servicequalität, sondern auch die Effizienz bei der Bearbeitung von Nutzeranfragen. Darüber hinaus wurden die Prozesse innerhalb der Direktion systematisch optimiert und auf die Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet.

Um die Umsetzung der strategischen IT-Ziele des USZ sicherzustellen, hat die Direktion Digital & IT eine USZ-übergreifende, quartalsweise Planung eingeführt. Dies ist ein erster Schritt in Richtung eines «Scaled Agile Framework» (SAFe) und stellt sicher, dass alle IT-Leistungen priorisiert, koordiniert und verbindlich festgelegt werden. Dadurch werden die IT-Leistungen noch stärker auf die strategischen Ziele und Bedürfnisse des Spitals ausgerichtet.

Mit dieser Neuausrichtung und den strukturellen Anpassungen stärkt die Direktion Digital & IT ihre Rolle als zentraler Akteur in der Digitalisierungsstrategie des USZ, indem sie eine nahtlose und effiziente IT-Unterstützung für die gesamte Organisation sicherstellt.

Direktion Corporate Center Funktionen

Im Rahmen der organisatorischen Neuausrichtung und zur Steigerung der Effizienz wurde der bisherige Direktionsstab aufgelöst. Die Komplexität der Aufgaben und die breite Themenvielfalt innerhalb des Stabs hatten über die Jahre stetig zugenommen, was die Effektivität der Führung und Umsetzung tangierte. Als Antwort auf diese Herausforderungen wurde eine neue Direktion, die Direktion Corporate Center Funktionen, geschaffen. Diese neue Direktion konzentriert sich auf die Schlüsselbereiche, die für das USZ von entscheidender Bedeutung sind: Qualitätsmanagement, Nachhaltigkeit (CSR) und Risikomanagement & Compliance mit dem Ziel, ein spitalübergreifendes Business Continuity Management (BCM) zu etablieren.

Mit der Fokussierung auf diese Bereiche legt das USZ einen verstärkten Schwerpunkt auf die Unternehmenssicherheit sowie die strikte Einhaltung und Umsetzung von Qualitätsstandards und regulatorischen Vorgaben. Ein zentrales Anliegen der neuen Direktion CCF ist auch, die stärkere Unterstützung der Mitarbeitenden in allen Fragen der Compliance und Nachhaltigkeit sicherzustellen und die Governance in den Qualitätsthemen zu stärken. Diese strukturelle Neuerung soll dazu beitragen, das USZ als verantwortungsbewusst und nachhaltig handelnden Akteur im Gesundheitswesen weiter zu stärken und die internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Unternehmenskultur – Integration und Transformation

Die kontinuierliche Verbesserung der Unternehmenskultur steht im Zentrum der Aktivitäten der Spitaldirektion des USZ. Eine adaptive und integrative Kultur ist entscheidend, um die ehrgeizigen Ziele der «Strategie USZ 2030» zu erreichen und nachhaltig zu verankern sowie die notwendige Transformation voranzutreiben. In Zeiten des Wandels dient eine starke Kultur nicht nur als stabilisierende Kraft, sondern auch als Katalysator für Innovation und kontinuierliche Verbesserung.

Ein wichtiges Element ist dabei die aktive Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl in die Verbesserung der Prozesse im Tagesgeschäft als auch in die Neuausrichtung des Spitals für die Zukunft. So wird sichergestellt, dass die Veränderungen von einer breiten Basis getragen und vorangetrieben werden.

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit am Beispiel KIS

Ein prägnantes Beispiel dafür ist der Prozess zur Ausschreibung des neuen Klinikinformationssystems, in den Mitarbeitende aller Stufen und Bereiche des USZ eingebunden waren. Dies unterstreicht den Anspruch des USZ, durch eine lebendige, partizipative Kultur nicht nur die Prozesse, sondern auch die zugrunde liegenden Arbeits- und Denkweisen zu verändern. In zahlreichen interdisziplinären Workshops wurden die künftigen notwendigen Prozesse definiert und die Anforderungen an das KIS abgeleitet, die alle klinischen und administrativen Bereiche umfassen. Mit dem zukünftigen KIS strebt das USZ einen integrierten Ansatz an – dieser stellt den Patienten kompromisslos in den Mittelpunkt, indem Informationen gemeinsam erhoben und nahtlos ausgetauscht werden und Prozesse aufeinander abgestimmt sind, um den Patienten bestmöglich zu unterstützen. Gleichzeitig sollen die Mitarbeitenden von administrativen Aufgaben entlastet und bürokratische Hürden abgebaut werden. Ein zentrales Ziel dieses Transformationsprozesses ist es, neue, effizientere Standards zu setzen, die zu spürbaren Veränderungen im Arbeitsalltag führen und es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich primär auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Bestätigung durch die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung

Die Ergebnisse der umfassenden Mitarbeitendenbefragung im Mai 2024 bestätigen den positiven Trend in der Unternehmenskultur. Signifikante Verbesserungen in allen Dimensionen wie Führung, Zusammenarbeit und Arbeitsinhalte zeigen, dass das USZ auf dem richtigen Weg ist. Besonders hervorzuheben sind das um 18% gesteigerte Vertrauen in die Spitaldirektion und die hoch bewertete hierarchieübergreifende Zusammenarbeit. Basierend auf den Ergebnissen wurden Handlungsfelder wie die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und die Erweiterung von Handlungsspielräumen identifiziert und in der Personalstrategie verankert. Dazu gehört auch die nachhaltige Verankerung der Unternehmenswerte im täglichen Handeln, die im Rahmen der Kadertagung im September 2024 konkretisiert wurde.

Interne Kommunikation als strategisches Instrument der Transformation

In einem Umfeld tiefgreifender Veränderungen, wie es die Transformation gemäss der «Strategie USZ 2030» darstellt, wird die interne Kommunikation zu einem entscheidenden strategischen Instrument. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden nicht nur über die Ziele des Spitals informiert sind, sondern auch verstehen, welchen Beitrag sie und ihre Teams dazu leisten können. Effektive interne Kommunikation fördert das Engagement, indem sie eine klare, konsistente und motivierende Botschaft vermittelt, die die Mitarbeitenden dazu inspiriert, sich aktiv an den Veränderungsprozessen zu beteiligen.

Um diese Ziele zu unterstützen, hat das USZ neue Kommunikationsformate und -kanäle eingeführt, die den Dialog und den Austausch über Hierarchieebenen hinweg fördern. Formate wie Wir@USZ und SDI-Znüni bieten regelmässige und strukturierte Gelegenheiten für offene Gespräche zwischen der Spitaldirektion und den Mitarbeitenden. Hervorzuheben ist auch das Engagement der CEO und der SDI, neue Mitarbeitende am Welcome Day persönlich zu begrüssen oder an Kaderschulungen oder wichtigen Gremiensitzungen (z.B. KIDK, OAmeV) teilzunehmen. Diese Massnahmen haben nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit die Unternehmenskultur verbessert, sondern stellen auch sicher, dass die strategischen Ziele des USZ wirkungsvoll kommuniziert und von allen Mitarbeitenden verstanden und mitgetragen werden.

Führungsentwicklung als Katalysator der Kulturentwicklung 

Im Einklang mit der «Strategie USZ 2030», die auf eine verbindliche, konsequente und werteorientierte Führung setzt, hat das USZ im Berichtsjahr seine Führungsentwicklungs-Programme neu ausgerichtet. Die strukturelle Gliederung in ein Einführungsprogramm für neue Führungskräfte, ein Teamleader-Programm und ein Seniorleader-Programm wurde beibehalten. Basierend auf den neuesten Erkenntnissen der Führungsentwicklung wurden die Programme jedoch grundlegend überarbeitet und stärker auf die strategischen Ziele des USZ ausgerichtet.

Die neu konzipierten Programme Teamleader@USZ und SeniorLeader@USZ bereiten die Führungskräfte des USZ optimal auf ihre zukünftigen Aufgaben vor, unterstützen die Verankerung der Strategie und der Werte des USZ und tragen zur Schaffung einer funktions- und zukunftsfähigen Organisation bei. Ein innovatives Element dieser Programme ist die Selbsteinschätzung der Führungskräfte hinsichtlich ihrer Selbstmanagement- und Führungskompetenzen. Diese Selbstevaluationen fördern die Selbstreflexion und fliessen in die persönliche Weiterentwicklung der Teilnehmenden ein.

Ein zentraler Aspekt der Programme ist die Förderung des interprofessionellen Dialogs und die Etablierung partizipativer Formate, die die Einnahme unterschiedlicher Perspektiven unterstützen. Inhaltlich liegt der Fokus auf der Kommunikation als zentraler Führungskompetenz, der Übernahme konkreter Führungs­aufgaben sowie der Stärkung der Führungsrolle in Bezug auf die übergeordneten Ziele des USZ. Die Teilnehmenden bearbeiten reale Fall­beispiele aus ihrer Führungs­erfahrung und profitieren vom Input verschiedener Expertinnen und Experten aus der Organisation, die Beispiele zur Umsetzung der Strategie auf Team- und Organi­sations­ebene einbringen und einen aktiven Austausch fördern. Zudem sind in die Führungs­programme regelmässige Dialoge mit der CEO oder Mitgliedern der Spitaldirektion integriert, die es den Teilnehmenden ermöglichen, die übergeordnete strategische Ausrichtung des USZ zu verstehen und eigene Anliegen einzubringen.

Die Wirksamkeit der Führungs­programme wird regel­mässig evaluiert und bei Bedarf weiterentwickelt, um einen wirksamen Beitrag zur Führungs- und Kultur­entwicklung am USZ zu leisten. Einer der strategischen Schwerpunkte im Jahr 2025 ist Mitarbeitende im Fokus. In diesem Rahmen wird eine neue Personal­strategie entwickelt, die sich auch intensiv dem Thema Führungs­entwicklung widmet, um die Führungs­kultur im Einklang mit den Organisations­zielen weiter zu stärken.