Digitalisierung

Betrieb und operative Weiterentwicklung

Im Berichtsjahr 2024 wurde ein stabiler IT-Betrieb mit gut funktionierenden medizinischen und administrativen Anwendungen sowie einer soliden Server- und Netzwerkinfrastruktur sichergestellt. Durch Weiterentwicklungen im medizinischen, administrativen und technischen Bereich konnten verschiedene Prozesse optimiert werden. So wurden im WLAN-Lifecycle 2’000 von 3’000 Geräten aktualisiert und die WLAN-Struktur auf den neuesten Stand gebracht. Der Inkassoprozess kann dank der Einführung einer neuen Lösung in Zukunft vollständig elektronisch abgewickelt werden. Eine Lösung zur Beurteilung der pflegerischen Komplexität von Patientensituationen wurde in die bestehenden klinischen Systeme integriert. Die Pflegeprozessstufen ermöglichen einen effizienteren Personaleinsatz und ein verbessertes Bettenmanagement. Eine bestehende Radiologie-Software wurde erweitert, um die strukturierte Befunderhebung in der klinischen Routine und in der onkologischen Radiologie zu verbessern. Durch den Ausbau der Telemetrie können die Vitalparameter der Patientinnen und Patienten nun lückenlos überwacht und in Echtzeit auf mobile Endgeräte übertragen werden. Dies trägt zu einer Erhöhung der Bettenkapazität auf der Intensiv- und der Notfallstation bei.

Nutzung von Synergien mit anderen Spitälern im Cyberbereich

Die Bedrohung durch Cyberangriffe auf Spitäler ist real und allgegenwärtig. Weltweit greifen Cyberkriminelle weiterhin und zunehmend gezielt Gesundheitseinrichtungen an.Das USZ hat in den letzten Jahren verstärkt in die Cybersicherheit investiert. Diese wird durch das USZ kontinuierlich geprüft und optimiert.

Um Synergien zwischen den Spitälern im Cyberbereich nutzen und gemeinsam auf die Bedrohungen reagieren zu können, beteiligt sich das USZ massgeblich am Projekt zum Aufbau eines nationalen «Healthcare Cyber Security Centre (H-CSC)». Auf Empfehlung des Bundesamtes für Cybersicherheit (BACS) starteten im September 2024 zwölf Universitäts- und Kantonsspitäler und die Vereinigung Gesundheitsinformatik Schweiz (vgi.ch) das Projekt H-CSC. Das Ziel des Projekts ist die Gründung eines Vereins, der sektorspezifische Cybersicherheitsdienste für Schweizer Spitäler anbietet. Das H-CSC soll als Plattform dienen, um den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Spitälern zu fördern, bestehende Kompetenzen auszubauen und Synergien zu schaffen. Dadurch sollen die Hand­lungs­fähig­keiten der Spitäler bei der Verhinderung, Erkennung und Eindämmung von Cyber­vorfällen nachhaltig gestärkt werden.

Zusätzlich zum Projekt H-CSC streben das USZ und das Kinderspital Zürich eine engere Zusammen­arbeit im Bereich Cybersicherheit an. In einem ersten Schritt wird ein periodischer Austausch von «Best Practices» auf Stufe CISO installiert, um voneinander zu lernen und Synergie­potential zu erkennen. Operative, taktische und strategische Arbeiten hinsichtlich Cyber- und Informations­sicherheit zwischen den Spitäler sollen dadurch aufeinander abgestimmt und Synergien ermöglicht werden. 

Ausrichtung der IT auf User Experience und Entlastung im Kerngeschäft

Die Direktion ICT wurde 2024 strategisch neu ausgerichtet, strukturell angepasst und als Direktion Digital & IT neu positioniert. Ziel dieser Strukturanpassung war es, die Dienstleistungen stärker auf das Nutzererlebnis (User Experience) auszurichten und die Effizienz für die IT-Nutzenden zu verbessern.

Zu diesem Zweck wurde ein User Service Center geschaffen, in dem alle Endnutzer-Services gebündelt sind und das somit eine zentrale Anlaufstelle für die IT-Belange aller Nutzer bildet. Zur kontinuierlichen Verbesserung und Messung der Nutzererfahrung wurden Pulsumfragen, Schattenläufe und Roundtables etabliert. Diese Instrumente dienen dazu, Rückmeldungen der Anwender systematisch zu erfassen und die IT-Prozesse fortlaufend zu optimieren. Mit der Integration des Bereichs «Administrative Services» aus der Direktion Finanzen wurden zudem die Voraussetzungen für eine integrale IT-Leistung geschaffen. Darüber hinaus sorgt eine neue, quartalsweise Planung für eine Priorisierung und Abstimmung sämtlicher Projekte über alle Direktionen hinweg. Mit diesen Entwicklungen rückt die Informatik näher an die Organisation und deren Bedürfnisse.

Mit einem verstärkten Fokus auf die IT-Anwenderinnen und -Anwender wurden verschiedene Verbesserungen am Arbeitsplatz eingeführt. Zum Beispiel können unsere Transplantations-Koordinatoren mit der Übersetzungs-KI DeepL innerhalb kurzer Zeit Dokumente übersetzen lassen und einschätzen, ob eine potentielle Organs­pende bei uns in Frage kommt. In Stettbach wurden die rund 600 Verwaltungs­arbeits­plätze auf ein neues, flexibleres Konzept umgestellt. Zudem wurden insgesamt 1’000 virtuelle Desktops mit Hochleistungs-Grafikprozessoren (GPUs) installiert, die eine deutliche Leistungs­steigerung für bildgebende und andere anspruchsvolle Anwendungen ermöglichen. Microsoft 365 on premise wurde USZ-weit eingeführt. Damit sind alle Office-Anwendungen stabiler und die Basis für künftige Cloudnutzung ist gelegt.

Strategische Digitalisierungsvorhaben

Interdisziplinärer Prozess für die Ausschreibung des neuen KIS

Im Jahr 2024 wurde die Ausschreibung für das zukünftige Klinik­informations­system des USZ durchgeführt. Die Entscheidung über die Auswahl des neuen Systems soll im Frühjahr 2025 fallen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Auswahl der Lösung, die die im Vorfeld in einem umfassenden Projekt neu definierten Abläufe entlang des Patientenpfades am besten abbildet und die Bedürfnisse des Spitals optimal erfüllt. Das bestehende System, das starre Schnitt­stellen aufweist und dynamische Patienten­interaktionen behindert, soll durch ein modernes System ersetzt werden, das personalisierte Spitzenmedizin ermöglicht und alle relevanten Informationen und Dienstleistungen auf einer einzigen Plattform integriert.

Die Entwicklung der Anforderungen an das KIS war ein umfassender inter­disziplinärer Prozess, an dem insgesamt über 180 Experten aus verschiedenen Bereichen des USZ beteiligt waren. Diese breite Zusammen­arbeit stellt sicher, dass das System alle Aspekte des Patientenpfades und der Patienten­versorgung berücksichtigt und optimiert – von der ambulanten bis zur intensiv­medizinischen Versorgung, von der Anmeldung durch die Zuweisenden bis zu Austritt und Nachsorge. Die inter­disziplinäre Zusammen­arbeit war ein Schlüssel zum Erfolg dieser umfassenden Neugestaltung und stellt die Patientinnen und Patienten konsequent in den Mittelpunkt aller medizinischen und administrativen Prozesse.

Ein weiteres wichtiges Ziel des neuen KIS ist es, bürokratische Prozesse deutlich zu reduzieren. Durch intelligente Automatisierung und optimierte Arbeits­abläufe bleibt dem medizinischen Personal mehr Zeit für die Kernaufgaben. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Arbeitszufriedenheit.

Das zukünftige System soll ausserdem flexibel genug sein, um künftige medizinische und technologische Entwicklungen zu integrieren und auf unvorhersehbare Ereignisse, wie zum Beispiel eine erneute Pandemie, effektiv reagieren zu können. Das Team konzentrierte sich auf die Definition der notwendigen Abläufe und nicht auf eine bestimmte Software. Erst nachdem diese Prozesse definiert waren, wurde nach einer geeigneten KIS-Lösung gesucht. In der Erkenntnis, dass kein System perfekt ist, wurde eine individuelle Bewertung vorgenommen, um das System zu finden, das die komplexen Anforderungen am besten erfüllt.

Automatisierung der Dienstplanung

Um eine zukunftsfähige und moderne Planungsplattform zu etablieren, wurde im Berichtsjahr das Projekt «Automatisierte Dienstplanung» öffentlich ausgeschrieben. Ziel ist es, die bisher fragmentierten und oft manuellen Prozesse durch eine einheitliche, KI-gestützte Softwarelösung zu ersetzen. Nach einem umfangreichen Auswahlprozess auf Basis eines detaillierten Anforderungskatalogs, der durch Interviews und Workshops mit über 60 Anwenderinnen und Anwendern aus verschiedenen Bereichen des Spitals entwickelt wurde, fiel die Wahl auf eine Software, die bereits in Spitälern und Grossbetrieben in Deutschland und den Niederlanden erfolgreich im Einsatz ist.

Diese Software soll ab dem dritten Quartal 2025 in Pilotabteilungen des USZ getestet werden, um sicherzustellen, dass sie den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Spitals gerecht wird. Die USZ-weite Einführung ist für 2026 geplant. Die neue Dienstplanungssoftware wird wesentlich dazu beitragen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Planungsqualität zu verbessern. Gleichzeitig wird die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch die Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse wie Arbeitszeitpräferenzen und Urlaubswünsche nachhaltig gesteigert. Dies stärkt nicht nur das USZ als modernen Arbeitgeber, sondern ermöglicht auch eine effektivere Nutzung der Arbeitszeit für patientennahe Tätigkeiten, was letztlich zu einer effizienteren und patientenorientierteren Gesundheitsversorgung beiträgt.

Steigerung der Wirtschaftlichkeit durch effiziente Planung der Bettenkapazitäten

Die genaue Überwachung und Steuerung der Bettenkapazitäten ist von entscheidender Bedeutung für die finanzielle Leistungsfähigkeit des USZ. Ein effektives Bettenmanagement trägt dazu bei, den Ressourceneinsatz zu optimieren und unnötige Kosten durch Leerstände zu minimieren. Ein grosser Erfolg war daher die Entwicklung und Einführung eines innovativen Management Dashboards, das eine umfassende Echtzeit-Übersicht über die jeweils aktuelle Bettenauslastung bietet. Das Tool ermöglicht es, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Ressourcenplanung entsprechend anzupassen, was letztlich zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit führt.

Das Dashboard stellt wichtige Informationen zur Bettenauslastung auf einer einzigen Seite dar und ermöglicht so einen schnellen und transparenten Überblick für alle Nutzer.

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Auslastungsdaten: Das Dashboard aktualisiert die Belegungsdaten alle 15 Minuten und zeigt die Bettenbelegung im Mitternachtszensus an.
• Übersicht nach Bettenarten: Detaillierte Informationen zu verschiedenen Bettentypen werden angezeigt, einschliesslich der Gesamtauslastung sowie der Auslastung nach Bettentyp wie Normalpflegestation, Intensivpflegestation, Intermediate Care, Geburtshilfe und Spezialbetten.
• Auslastung in Prozent: Die Auslastung wird für jeden Bettentyp sowie insgesamt angezeigt. Zusätzlich wird angegeben, wie viele Betten aktuell gesperrt sind und aus welchem Grund.
• Retrospektive Ansicht: Es wird eine rückblickende Auswertung der Belegung der letzten Monate angezeigt, die Aufschluss über die Entwicklung der Auslastung gibt.
• Filterfunktionen: Das Dashboard bietet Filteroptionen für eine detaillierte Sortierung der Daten nach verschiedenen Bettentypen sowie eine weitere Funktion, die einen vollständigen Überblick über verfügbare Betten und Sperrungen bietet.

Dieses innovative Tool ist ein wesentlicher Bestandteil der Bemühungen des USZ, die Effizienz und Qualität der Patientenversorgung durch technologische Innovationen zu steigern.

Effizientes Auftrags- und Servicemanagement

Ein weiteres Projekt im Berichtsjahr war die Entwicklung eines innovativen Serviceportals, das die Prozesse im Auftrags- und Servicemanagement, beispielsweise in den Bereichen Hotellerie und Transport, effizienter gestalten wird. Ziel der Plattform, die im ersten Quartal 2025 eingeführt werden soll, ist es, die internen Dienstleistungen durch nahtlose Integration und optimiertes Datenmanagement zu verbessern. Die Integrations- und Datenplattform wurden parallel ausgeschrieben und bereits vergeben. Für die Datenplattform wurde eine Fast-Track-Strategie zur Migration bestehender End-of-Life-Systeme erfolgreich umgesetzt. Die erste Ausbaustufe der Datenplattform ist für den weiteren Verlauf des Jahres 2025 geplant. Zudem wurde im Rahmen des Projekts SAP S/4HANA die erste ERP-Testmigration planmässig abgeschlossen. Diese Entwicklungen unterstützen nicht nur die Optimierung der internen Prozesse, sondern tragen auch massgeblich zur finanziellen Leistungsfähigkeit des USZ bei, indem sie eine genauere und effizientere Ressourcenplanung ermöglichen.

Innovation am SAP AI Hackathon 2024

Beim SAP AI Hackathon erzielte das USZ einen herausragenden Erfolg und gewann den «WOW Factor» Award. Das Team FIN-Controlling entwickelte einen innovativen Prototyp für zukünftige Budgetierungen in der SAP Analytics Cloud (SAC) – einen Prototyp für einen neuartigen Rolling Forecast, der Künstliche Intelligenz nutzt, um auf Basis historischer Daten zentrale Werttreiber für Kliniken zu prognostizieren und eine automatisierte Budget-Baseline für die nächsten zwölf Monate zu erstellen. Der entwickelte Werttreiberbaum visualisiert die Kennzahlen und ermöglicht die Anpassung der Prognosen durch gezielte Parametereinstellungen. Dieser fortschrittliche Ansatz transformiert den bisher zeitaufwändigen, manuellen und unübersichtlichen Budgetierungsprozess in eine effiziente, skalierbare Lösung mit nachweisbarem Mehrwert und demonstriert eindrucksvoll, wie Digitalisierung und Innovation genutzt werden können, um betriebliche Prozesse effektiver und zukunftsorientierter zu gestalten. Die Praxistauglichkeit des Konzepts wurde erfolgreich unter Beweis gestellt und erhielt eine besondere Anerkennung.

Referenzarchitektur für Datenschutzkonformität in der Cloud

Im Jahr 2024 hat das USZ in Zusammenarbeit mit dem Verband Zürcher Krankenhäuser (VZK) eine Referenzarchitektur entwickelt, die speziell auf die datenschutzkonforme Nutzung der Microsoft 365 Cloud für dem Berufsgeheimnis unterliegenden Gesundheitsdaten ausgerichtet ist. Diese Architektur ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Cloud-Lösungen die strengen Datenschutzanforderungen erfüllen, und wird daher einer sorgfältigen Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten (DSB) des Kantons Zürich unterzogen. Das USZ setzte sich weiterhin für eine datenschutzkonforme Nutzung ein, da cloudbasierte Technologien für eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse unabdingbar sind. Ein Verzicht auf diese Technologien würde für das USZ einen erheblichen Wettbewerbsnachteil bedeuten, insbesondere in einer Zeit, in der die Integration und der sichere Umgang mit digitalen Daten im Gesundheitswesen immer mehr zum Standard werden.